Cómo gestionar Incidencias con GeoPal

En  GeoPal tenemos un sistema de planificación que se conecta via API con el ERP o sistema de planificación de la empresa pero, si no tienes nada de esto en tu empresa, puedes usar el sistema autónomo de planificación y asignación de partes de trabajo de GeoPal. Y, si eres muy sofisticado, tenemos la posibilidad de usar un sistema automatizado de asignación de trabajos a trabajadores de campo siguiendo los criterios que necesites: asignar el parte al más cercano, al equipo cualificado más cercano, al que esté más disponible, etc

Todo esto es para el trabajo planificado pero también hay que tener en cuenta las incidencias que todos los días hay que resolver. A eso vamos hoy.

Pasos a dar para Crear y gestionar Incidencias en geopal

Pasos:

1. Registrar incidencias
2. Comunicar incidencias a quien tiene que resolverlas y al cliente final (esto si viene a cuento)
3. Resolver la incidencia
4. Comunicar a los agentes involucrados que se ha resuelto: jefe, cliente final, compañeros….

 

 

1. Registrar incidencias
   1. Crear una “plantilla” con el flujo de trabajo y procedimiento a realizar para resolver una incidencia. En configuración -> Plantillas de trabajo podemos crear una plantilla con este formulario o algo parecido:
   2. Asignar este workflow de incidencia a un equipo de trabajo
      1. En la App aparecerá este workflow en el icono “Crear -Trabajo”. Por supuesto en la oficina siempre se puede crear ese trabajo (parte de incidencias) y asignárselo al trabajador que sea más conveniente. Tienes los 2 enfoques: el trabajador de campo detecta una incidencia y actua proactivamente creando un parte de incidencias y el otro enfoque es que alguien en la oficina recibe la incidencia y crea un parte que asigna a un trabajador de campo que esté cerca.
2. Comunicar incidencias a quien tiene que resolverlas y al cliente final (esto si viene a cuento)
   1. Si la incidencia se recibe en la Oficina como es el caso de cuando tienes un teléfono de atención al cliente, emergencias, etc es la persona encargada de recibir estos avisos quien tiene que crear un parte de incidencia para que le llegue a la persona de campo. El parte cuando llega al móvil crea una señal sonora como si hubieras recibido un whatsapp o un mensaje y -dependiendo de como tengas configurado el terminal- saldrá un mensaje en el movil diciendo que tienes un parte de incidencias que atender.
   2. Si la incidencia es detectada por el trabajador de campo entonces es él quien inicia el proceso creando un nuevo parte de incidencia que llega en tiempo real a la oficina y que el operador de la oficina puede ver en la plataforma cloud de GeoPal. Hay unos códigos de colores configurables para destacar los partes creados por un trabajador de campo, los prioritarios, etc
3. Resolver la incidencia
   1. Una vez creado y asignado el parte de incidencia el trabajador de campo sigue los pasos indicados en el parte para documentar la avería o problema y para resolverlo -si puede-. Todo esto llega en tiempo real a la oficina lo que permite informar al cliente final del estado de su incidencia. Este sistema de trazabilidad es como el de algunos mensajeros o pedidos solo que es realmente en tiempo real de forma que el cliente puede saber si hay alguien en camino para resolverla, si ya han llegado y cuanto tiempo llevan con el problema. También verá, en tiempo real, cuándo se ha solucionado la incidencia.
   2. En la seccion de «agenda de trabajo» (runbook en inglés) puedes crear un sistema de avisos via email, SMS, envio de PDF con el informe de la incidencia con sus fotos, videos, firmas y documentación aneja, etc y elegir a quién tienes que informar y en qué circunstancias
4. Comunicar a los agentes involucrados que se ha resuelto: jefe, cliente final, compañeros….
   1. GeoPal funciona en tiempo real por lo que todo el mundo estará informado viendo la situación en la web y recibiendo el parte via email, SMS, excel, PDF o como se haya asignado en el runbook (agenda de trabajo) del parte de Incidencias
   2. Además se puede habilitar el «portal del cliente» que es una web donde se muestran los partes de trabajo, incidencias y cualquier información que se quiera dejar disponible para el cliente final

si tienes dudas de funcionamiento no dejes de preguntarnos

Espero que te haya sido de utilidad