Cómo hacer un informe de mano de obra, repuestos y maquinaria invertidos en un parte de trabajo

Enfoque de GeoPal para gestionar en tiempo real los recursos invertidos en un parte de trabajo

La idea de fondo es eliminar el papeleo de los trabajadores de campo. Esto implica que no se hace el trabajo y luego, cuando tienes un rato o al final de la jornada, rellenas los partes sino que haces el trabajo y en tiempo real se registra el procedimiento que estás utilizando para hacer ese trabajo, se anota el consumo de repuestos o materiales si los hubiera y por supuesto el tiempo y las personas involucradas. Si no consigues que los trabajadores de campo o «trabajadores móviles» registren su actividad a medida que la van realizando conseguirás datos falseados e inconsistentes. Esto está pasando ahora en las empresas con gente trabajando en el «campo». Saben que se han ejecutado los trabajos pero no saben si se ha seguido el procedimiento establecido, si se ha dedicado el tiempo que han escrito en el parte de memoria al final del día o si realmente estuvieron a la hora que dice el parte realizando ese trabajo. En grandes compañías hemos comprobado que los gestores no se fían para nada de los datos que se sacan de los partes de trabajo porque saben que son poco fiables. Y, como decía el famoso Lord Kelvin, «lo que no se puede medir no se puede mejorar». Así que los financieros de la empresa tienen que estimar los costes reales mediante cálculos indirectos que luego suelen llegar tarde para la toma de decisiones porque no se tuvieron esas desviaciones en tiempo real que era cuando se podían corregir. Pensemos en las horas extra que aparecen tarde o temprano encima de la mesa del gerente. El trabajador de campo puede regalar algunas horas extra a la empresa para demostrar que ha hecho su trabajo en tiempo -cosa que no es cierta- pero es una situación inestable que no dura mucho. Alguien se quejará y estos costes ocultos aparecerán sin posibilidad de corregirlos a tiempo. En negocios de Contratas con el Estado, autonomías o ayuntamientos donde el margen es muy pequeño esto puede ser dramático: la diferencia entre ganar o perder mucho dinero.

 

Qué significa trabajar en movilidad

Significa que tienes que hacer fluir la información en tiempo real desde la Oficina central hacia el «trabajador móvil» y desde el trabajador móvil hacia la oficina para poder reducir tiempos y errores en la ejecución.

GeoPal es una herramienta de trabajo en movilidad. Su gran virtud está en adaptarse continuamente a las necesidades reales de los operarios destacados en una instalación de un cliente para que puedan ser eficientes de varias formas: teniendo la información necesaria para hacer la reparación o el mantenimiento solicitados, los repuestos y materiales y la cualificación de las personas adecuadas. Hay partes de trabajo que tienen que hacer personas o equipos concretos. Esta introducción es necesaria para explicar que el enfoque de GeoPal es recoger en tiempo real la información y enviarla a la central y al cliente final para que estén informados y puedan tomar decisiones. la API (Application Program Interface) de GeoPal es muy potente y tiene conectores específicos para los principales ERP y CRM del mercado (SAP, Microsoft NAV, Salesforce, Oracle, IBM, etc). Normalmente estos sistemas conectados con GeoPal son los encargados de recoger la información para elaborar informes de atención al cliente o los informes como el que estamos analizando. El ERP siempre tiene la información sobre desviaciones de costes, presupuestos, escandallos y costes asociados a las operaciones porque es el encargado de facturar y de seguir el presupuesto. GeoPal es un sistema conectado al ERP que puede ofrecer informes muy sofisticados utilizando la herramienta de business Intelligence (BI) llamada Qlik. Si el cliente no dispone de esta licencia de Qlik o no dispone de ERP conectado GeoPal solo puede generar informes con la información que recoge.

La información que tiene GeoPal es geolocalizada y cubre los tiempos empleados, repuestos y maquinaria siempre sobre la idea de un parte de trabajo. Cada parte de trabajo tendrá una persona asignada (o un equipo), unos repuestos, consumibles y una maquinaria a emplear. En GeoPal a la maquinaria y a los repuestos se les denomina «activos».

Cómo hacer un informe de mano de obra, repuestos, etc a partir de los partes de trabajo

Vamos a ir paso a paso. El Primer Paso consiste en identificar los activos. No siempre tienes que tener activos creados para hacer un parte de trabajo pero es una situación muy común así que vamos a contemplar el caso más complicado posible de un parte de trabajo que necesita identificar los elementos sobre los que actúa.

Concepto de activo y cómo crearlo en GeoPal

Un informe de los tiempos y materiales invertidos presupone que has hecho ese trabajo de campo en algún sitio o instalación. En GeoPal llamamos «activos» a este tipo de elementos que requieren un histórico y que hay que identificar de forma inequívoca.

El primer tipo de Activo es una instalación o infraestructura geolocalizada. Estos activos se usan cuando tienes que hacer una serie de intervenciones e inspecciones de una instalación o edificio y quieres llevar un registro histórico de todos los trabajos realizados en ese activo durante el tiempo. Por ejemplo, una nave, una instalación de aire acondicionado, un router o un tramo de carretera son este tipo de activos. En la imagen tienes un ejemplo concreto de estos activos en un mapa:

Hay otros 2 tipos de activos que intervienen en un registro de actividad de mantenimiento: la herramienta o maquinaria y los repuestos.

Primero definiremos la ficha de un activo «maquinaria» y otro tipo «respuesto» y luego usaremos estos activos junto con la mano de obra en un parte de trabajo. Cuando tengamos algunos partes de trabajo realizados podremos hacer un informe.

Vamos a suponer que tenemos que crear un activo que es una maquina para hacer agujeros de señalización vertical en una carretera.

 

Creamos el tipo de activo «Maquinaria agujeros»:

Configuración de los Tipos de Activo

la clave de la gestión de activos es definir muy bien los tipos de activo. Un activo puede incluir categorias y subcategorías. En nuestro ejemplo no vamos a asignarle categorias ni subcategorías porque no nos hace falta pero podrías añadir una categoría «Maquinaria de señalización vertical» y una subcategoría «Agujereadoras para hormigón» si el proyecto necesitara gestionar este tipo de maquinaria en una partida presupuestaria específica. Tienes que escribir un un papel tu estructura de categorias, tipos de activo y activos antes de ponerte a crear nada en la plataforma web. Aunque no lo vamos a ver hoy la jerarquía de activos también incluye agrupaciones de activos por un lado y subcategorías por otro. Si quieres añadir categorías y subcategorías se hace aquí:

Volvemos a la ficha de Tipos de Activo.

Para configurar el tipo de activo hacemos clic sobre él y trabajamos en la pantalla de la derecha:

Seleccionamos un icono para este tipo de activos (opcional pero luego queda muy bonito):

Para el proyecto de las señales que usamos de ejemplo no nos hace falta pero si quisiéramos asignar una categoria y subcategoria al TIPO DE ACTIVO se hace aquí:

Acciones asociadas al tipo de activo

Algunos proyectos pueden necesitar de un uso avanzado del tipo de activos. Según el tipo de activo que elijas puedes lanzar una acción cada vez que en un parte de trabajo interviene un activo que pertenezca a un tipo de activos determinado. Por si quieres investigarlo se hace aquí:

Ahora que tenemos un tipo de activo «Maquinaria agujeros» creado podemos crear ya los activos que son máquinas para hacer agujeros y poner las señales, del tipo «maquinaria agujeros»:

SALIMOS del menú Configuración y nos vamos hacia arriba en el menú lateral hacia Activos:

Crear un Activo:

accedemos a su ficha:

No te olvides de pulsar el boton azul para guardar el nuevo activo.

Ahora vamos a crear un activo tipo repuesto. Tampoco nos complicamos la vida con categorías. Simplemente creamos un Tipo de Activo «repuesto»  en el menú de configuración de Activos aquí:

recuerda hacer clic:

 

Paso 2: Crear un parte de trabajo

Crear un parte de trabajo implica tener claro una serie de pasos a dar para realizar ese trabajo. Algunos pasos serán obligatorios y otros opcionales porque no siempre será necesario realizarlos. Este tipo de tareas ha sido normalmente analizado en detalle por el departamento de calidad y suele haber un procedimiento publicado para hacer los trabajos más comunes de la empresa.

Lo que hemos visto es que estos procedimientos suelen ser algo genéricos para no tener que crear los famosos documentos de «instrucciones» que acompañan a los procedimientos de Calidad en los míticos manuales de calidad certificados por una norma ISO como es el caso de la norma ISO 9000. Como se trata del trabajo práctico del día a día los procedimientos son un check list muy sencillo pensado para gente que está en el campo y que tiene que realizar una serie de tareas o inspecciones con la máxima eficiencia y seguridad personal.

La creación de estos checklists, workflows y plantillas de trabajos la abordamos en otro artículo pero aquí nos basta explicar que podemos asociar un parte de trabajo a un «activo» que puede ser una instalación, una maquina o un cuadro eléctrico, en general cualquier elemento que necesite ser revisado o reparado y que tenga asociado un histórico: quién fue el último que hizo una revisión, limpieza, etc y qué paso entonces.

Paso 3.- Informe estándar de partes de trabajo en GeoPal

Como la vida real es variada y compleja normalmente no nos queda otra que crear informes personalizados. La ventaja es que no partimos de cero sino de un montón de informes ya creados que podemos modificar sin coste alguno (lo vas a hacer tú mismo) para adaptarlo a lo que necesita la empresa.

Los informes estándar están aquí:

De entre todos los tipos de informe nos fijamos ahora en «Visión general de los trabajos» y podemos filtrar por uno o varios tipos de procedimientos o «plantillas» de trabajos (en el ejemplo filtramos por «Parte de mantenimiento» y otro workflow llamado «PLAN TRABAJO»). Se puede filtrar por todas las columnas, entre fechas, etc y exportar toda la información a Excel donde podemos luego aportar nuestro granito de arena con gráficos o cálculos adicionales que den valor al informe.