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En el menu lateral, Configuracion y luego Usuarios (users)

buscas tu usuario y cambias el idioma:

No te olvides de pulsar en el boton SAVE y de salir de la plataforma y volver a entrar para que cambie el idioma.

A continuacion vete a Reports (informes) y eliges jobs Reports, seleccionas entre fechas, tipo de parte, etc y pulsas en SEARCH:

Puedes decargar el informe pulsando en el boton Download con el icono verde de Excel o en el desplegable para otros formatos,

si eliges excel antiguo XLS te tocará formatear las fechas:

Cómo personalizar el servicio de parques infantiles

1.- Parte de Incidencias

para buscar y ver los partes de incidencias actuales pulsamos en «Buscar Trabajos» en el menu Trabajos y luego filtramos por Nombre de Plantilla «Parte de Incidencias»:

si aplicamos el filtro para ver solamente los Partes de incidencia veremos los campos que actualmente se pueden registrar:

Especificar breve descripción

pulsando en uno de los trabajos, p.e. ID 37541 vemos el detalle de lo que actualmente se guarda. La descripcion de la incidencia esta en «Riesgo detectado», «Motivo de la reparación», «Observaciones»:

Anotar la solución adoptada:

Se anota en «Tareas Realizadas»

En el informe PDF que se puede automatizar para enviar al técnico del ayuntamiento en los diversos estados de la incidencia se presenta una vista mas sencilla de estos datos:

Indicar cuándo se va a solucionar esa incidencia

Si se ha solucionado sobre la marcha se puede ver la fecha y hora de cada paso ejecutado en la columna «Hecho en»

Pueden verse tambien las Fotografias de la incidencia, marcando el desperfecto en detalle

Estado de la incidencia: se soluciona sobre la marcha o hay que hacer una actuación posterior

Cuando el campo «Resultado» no es Aceptable se genera un parte de actuacion para resolver la incidencia.

Los usuarios no acceden a estas opciones avanzadas de configuración pero para mostrar cómo cumplir con los requisitos exigidos lo añadimos a este informe.

Esto se programa aquí:

Actualmente el parte de incidencias está configurado para enviar un mail automatico una vez se ha completado por el operario de campo, y sin intervención humana:

La plantilla del correo automatico que se envia es esta y se puede añadir o quitar el mail del tecnico del ayuntamiento (actualmente es manatural@ayto-albacete.es) y cuantas se necesiten:

2.- Parte de Actuación para resolución de la Incidencia

Cuando un parte de incidencia no puede resolverse en el momento se puede lanzar un parte de resolucion de la incidencia automaticamente. La fecha de resolucion será marcada por el Administrador del servicio y también es su responsabilidad asignar ese parte a un operario aunque la herramienta permite asignar los trabajos automaticamente.

Por defecto asignamos al operario Francisco Monteagudo este tipo de partes de resolución hasta que se apruebe el servicio.

Esta funcion la activamos aquí. Mostramos cómo se hace aunque en principio no hay que usar nunca estas opciones en el trabajo diario. Esto es un uso avanzado:

ID de la incidencia que se va a resolver

fecha de resolucion

fotos de antes y después

3.- Plataforma Web

3.1. El técnico municipal quiere ver las incidencias y el estado de resolución: pendientes, terminadas

Se ha creado un servicio automatizado de envio del estado de todos los partes de incidencias con periodicidad semanal los lunes a las 9:00

3.2. Cada vez que se crea un parte de incidencia debe llegarle notificacion automaticamente al técnico

Configurado en el punto 1.

3.3. Mostrar los activos modificados dando aviso al tecnico para que pueda revisar el estado del activo

Para este requisito se puede programar un tipo de activo para que lanze un parte de mantenimiento cada cierto tiempo que se especifique, independientemente de si tiene incidencias o no.

Se muestran los activos modificados o afectados por una incidencia en los partes de incidencias y en los partes de resolucion de incidencias usando los emails que se generan automaticamente.

Además hemos programado un informe semanal con los activos modificados en ese periodo y que llega al técnico que se especifique.

De forma no automatizada, bajo demanda, se genera un informe de estado de los activos que puede crear directamente el técnico aquí:

3.4. Reflejar los operarios en activo y si hay bajas o nuevas incorporaciones para que los vea el técnico del ayto.

Los operarios se pueden ver junto con su estado en el apartado de Configuración:

Se puede ver si está activo porque el botón Desactivar está habilitado, es decir sale en color rojo:

Para saber en tiempo real (con una sincronización GPS de unos 5 minutos) qué empleados están activos en un momento dado se puede consultar el «Mapa de Empleados» en el menú Mapas:

Los empleados con la chincheta roja de Offline no están trabajando en este momento. Si estuvieran usando la App (en campo) ese indicador estaría en color Verde y resaltado.

4. Areas. Un Area tiene elementos simples y debe poderse ver el historico de actuaciones asociado

Este requisito se cumple accediendo a «Area Reports» en el menu lateral:

Para ver el historico de actuaciones hay que seleccionar el tipo de informe aquí:

Si queremos ver el histórico de Incidencias, seleccionamos en la lista «Incidencias» y pulsamos en Obtener Informe:

para ver el parte en detalle de una determinada incidencia pulsamos en el enlace de ID de trabajo:

La obsesión de GeoPal es simplificar al máximo el trabajo de campo, facilitar la vida al operario aunque sea parte clave de un proceso de captura y gestión de datos muy complejo. Uno de los puntos donde se suelen producir pérdidas de eficiencia es la necesidad de interrumpir una Orden para acudir a una emergencia o por cualquier otra razón. El trabajo de campo es dinámico y a veces caótico, por mucho que los planificadores en la oficina quieran evitarlo 🙂

Veamos cómo hacer estas gestiones con GeoPal

Abrimos la App de GeoPal en el smartphone. Ya sabes que se descarga gratis de Google Play pero que necesitas un usuario y contraseña para poder acceder. Pídenos una licencia de prueba si lo necesitas.

el primer icono accede a los trabajos programados que nos han asignado:

Pulsamos en el icono para acceder a los trabajos y vemos las órdenes de trabajo según su estado: NUEVO: Nuevas (son los Pendientes de aceptar), ACEPTADO: Trabajos aceptados por el operario que usa el smartphone. Puede no aceptar una orden pero entonces tiene que escribir o dictar un motivo para no hacerlo. EN CURSO: Trabajos en curso. TERMINADO: Trabajos terminados . Puedes acceder a cualquiera de las 4 pestañas para ver qué tienes en cada estado y puedes pasar de unas órdenes de trabajo a otras en cualquier momento:

NUEVO ACEPTADO EN CURSO TERMINADO

En esta pantalla, en la última posición tenemos una orden, nº 517 que es el trabajo numero 5 de los trabajos que me han asignado desde la Central. Vamos a hacer el ejercicio de Aceptar ese nuevo trabajo e ir viendo cómo cambia de estado automáticamente a medida que el trabajador «móvil» ejecuta (o no) las tareas asignadas. Para empezar tiene que pulsar con el dedo en el trabajo «Parte Correctivo» nº 517:

Si pulsa sobre el botón verde de ACEPTAR es que quiere iniciar el trabajo:

Cuando Aceptamos el trabajo el estado del trabajo pasa a «ACEPTADO» y nos muestra la pantalla de detalle para la ejecución paso a paso de ese trabajo:

¿Qué pasa si pulsamos en el botón Rojo de «RECHAZAR EL TRABAJO»? Pasa que en tiempo real reciben en la Oficina el estado «RECHAZADO» que cambia de color en la pantalla de planificación para que puedan asignarlo a otro trabajador o decidir qué hacer. Por su parte el operario está obligado a escribir o dictar el motivo por el que rechaza hacer el trabajo.

Hay pasos en los Trabajos u Ordenes que tienen un asterisco rojo para indicar que son obligatorios. La mejor práctica es marcar el paso inicial y el paso final de cualquier trabajo como obligatorios para forzar que los Operarios no vayan creando una lista caótica de trabajos sin terminar. GeoPal permite tener trabajos en todos los estados y mezclar trabajos distintos como pueden ser ordenes de reparación por un lado y ordenes de inspección por otro.

NOTA IMPORTANTE: RECHAZAR UN TRABAJO ES ALGO DEFINITIVO. EL OPERARIO NO PUEDE VOLVER A ACEPTARLO. Tienen que ser los planificadores, desde la Central quienes reasignen ese trabajo a este u otro operario

El Operario sí puede dejar un trabajo como INCOMPLETO: Lo ACEPTÓ, LO INICIÓ (empezó a hacer alguno de los pasos del trabajo) pero no pulsó en finalizar la orden por el motivo que fuera. En este caso puede dejar la Orden pendiente de ejecutar para otro momento (no caducan ni se borran del móvil) o puede marcar como INCOMPLETO el trabajo. Esto se hace pulsando en el menú de los 3 puntos verticales:

Luego hay que indicar el motivo de dejar el trabajo incompleto:

Para continuar con los trabajos en estado ACEPTADO pulsamos en la pestaña de ACEPTADOS y los podemos gestionar, uno o varios, todos los que haya en este estado. Por ejemplo, pulsando en la pestaña TERMINADO verá los trabajos que ha finalizado:

Si el operario necesita buscar algún trabajo puede usar el buscador (lupa) o el filtro que aparecen dentro de la ventana de trabajos, independientemente del estado en que estén:

Para facilitar la navegación entre distintos estados de los trabajos el operario también puede ir a la página de inicio de la App para tener una vista general y tener un punto de partida conocido desde donde controlar todo lo que hace la App. Para ir al inicio debe pulsar en el menu de las 3 rayitas horizontales típico de cualquier App:

Este icono nos lleva a la página principal donde vemos que el icono de Trabajos tiene un mensaje de 3 trabajos nuevos que nos acaban de asignar:

Enfoque de GeoPal para gestionar en tiempo real los recursos invertidos en un parte de trabajo

La idea de fondo es eliminar el papeleo de los trabajadores de campo. Esto implica que no se hace el trabajo y luego, cuando tienes un rato o al final de la jornada, rellenas los partes sino que haces el trabajo y en tiempo real se registra el procedimiento que estás utilizando para hacer ese trabajo, se anota el consumo de repuestos o materiales si los hubiera y por supuesto el tiempo y las personas involucradas. Si no consigues que los trabajadores de campo o «trabajadores móviles» registren su actividad a medida que la van realizando conseguirás datos falseados e inconsistentes. Esto está pasando ahora en las empresas con gente trabajando en el «campo». Saben que se han ejecutado los trabajos pero no saben si se ha seguido el procedimiento establecido, si se ha dedicado el tiempo que han escrito en el parte de memoria al final del día o si realmente estuvieron a la hora que dice el parte realizando ese trabajo. En grandes compañías hemos comprobado que los gestores no se fían para nada de los datos que se sacan de los partes de trabajo porque saben que son poco fiables. Y, como decía el famoso Lord Kelvin, «lo que no se puede medir no se puede mejorar». Así que los financieros de la empresa tienen que estimar los costes reales mediante cálculos indirectos que luego suelen llegar tarde para la toma de decisiones porque no se tuvieron esas desviaciones en tiempo real que era cuando se podían corregir. Pensemos en las horas extra que aparecen tarde o temprano encima de la mesa del gerente. El trabajador de campo puede regalar algunas horas extra a la empresa para demostrar que ha hecho su trabajo en tiempo -cosa que no es cierta- pero es una situación inestable que no dura mucho. Alguien se quejará y estos costes ocultos aparecerán sin posibilidad de corregirlos a tiempo. En negocios de Contratas con el Estado, autonomías o ayuntamientos donde el margen es muy pequeño esto puede ser dramático: la diferencia entre ganar o perder mucho dinero.

 

Qué significa trabajar en movilidad

Significa que tienes que hacer fluir la información en tiempo real desde la Oficina central hacia el «trabajador móvil» y desde el trabajador móvil hacia la oficina para poder reducir tiempos y errores en la ejecución.

GeoPal es una herramienta de trabajo en movilidad. Su gran virtud está en adaptarse continuamente a las necesidades reales de los operarios destacados en una instalación de un cliente para que puedan ser eficientes de varias formas: teniendo la información necesaria para hacer la reparación o el mantenimiento solicitados, los repuestos y materiales y la cualificación de las personas adecuadas. Hay partes de trabajo que tienen que hacer personas o equipos concretos. Esta introducción es necesaria para explicar que el enfoque de GeoPal es recoger en tiempo real la información y enviarla a la central y al cliente final para que estén informados y puedan tomar decisiones. la API (Application Program Interface) de GeoPal es muy potente y tiene conectores específicos para los principales ERP y CRM del mercado (SAP, Microsoft NAV, Salesforce, Oracle, IBM, etc). Normalmente estos sistemas conectados con GeoPal son los encargados de recoger la información para elaborar informes de atención al cliente o los informes como el que estamos analizando. El ERP siempre tiene la información sobre desviaciones de costes, presupuestos, escandallos y costes asociados a las operaciones porque es el encargado de facturar y de seguir el presupuesto. GeoPal es un sistema conectado al ERP que puede ofrecer informes muy sofisticados utilizando la herramienta de business Intelligence (BI) llamada Qlik. Si el cliente no dispone de esta licencia de Qlik o no dispone de ERP conectado GeoPal solo puede generar informes con la información que recoge.

La información que tiene GeoPal es geolocalizada y cubre los tiempos empleados, repuestos y maquinaria siempre sobre la idea de un parte de trabajo. Cada parte de trabajo tendrá una persona asignada (o un equipo), unos repuestos, consumibles y una maquinaria a emplear. En GeoPal a la maquinaria y a los repuestos se les denomina «activos».

Cómo hacer un informe de mano de obra, repuestos, etc a partir de los partes de trabajo

Vamos a ir paso a paso. El Primer Paso consiste en identificar los activos. No siempre tienes que tener activos creados para hacer un parte de trabajo pero es una situación muy común así que vamos a contemplar el caso más complicado posible de un parte de trabajo que necesita identificar los elementos sobre los que actúa.

Concepto de activo y cómo crearlo en GeoPal

Un informe de los tiempos y materiales invertidos presupone que has hecho ese trabajo de campo en algún sitio o instalación. En GeoPal llamamos «activos» a este tipo de elementos que requieren un histórico y que hay que identificar de forma inequívoca.

El primer tipo de Activo es una instalación o infraestructura geolocalizada. Estos activos se usan cuando tienes que hacer una serie de intervenciones e inspecciones de una instalación o edificio y quieres llevar un registro histórico de todos los trabajos realizados en ese activo durante el tiempo. Por ejemplo, una nave, una instalación de aire acondicionado, un router o un tramo de carretera son este tipo de activos. En la imagen tienes un ejemplo concreto de estos activos en un mapa:

Hay otros 2 tipos de activos que intervienen en un registro de actividad de mantenimiento: la herramienta o maquinaria y los repuestos.

Primero definiremos la ficha de un activo «maquinaria» y otro tipo «respuesto» y luego usaremos estos activos junto con la mano de obra en un parte de trabajo. Cuando tengamos algunos partes de trabajo realizados podremos hacer un informe.

Vamos a suponer que tenemos que crear un activo que es una maquina para hacer agujeros de señalización vertical en una carretera.

 

Creamos el tipo de activo «Maquinaria agujeros»:

Configuración de los Tipos de Activo

la clave de la gestión de activos es definir muy bien los tipos de activo. Un activo puede incluir categorias y subcategorías. En nuestro ejemplo no vamos a asignarle categorias ni subcategorías porque no nos hace falta pero podrías añadir una categoría «Maquinaria de señalización vertical» y una subcategoría «Agujereadoras para hormigón» si el proyecto necesitara gestionar este tipo de maquinaria en una partida presupuestaria específica. Tienes que escribir un un papel tu estructura de categorias, tipos de activo y activos antes de ponerte a crear nada en la plataforma web. Aunque no lo vamos a ver hoy la jerarquía de activos también incluye agrupaciones de activos por un lado y subcategorías por otro. Si quieres añadir categorías y subcategorías se hace aquí:

Volvemos a la ficha de Tipos de Activo.

Para configurar el tipo de activo hacemos clic sobre él y trabajamos en la pantalla de la derecha:

Seleccionamos un icono para este tipo de activos (opcional pero luego queda muy bonito):

Para el proyecto de las señales que usamos de ejemplo no nos hace falta pero si quisiéramos asignar una categoria y subcategoria al TIPO DE ACTIVO se hace aquí:

Acciones asociadas al tipo de activo

Algunos proyectos pueden necesitar de un uso avanzado del tipo de activos. Según el tipo de activo que elijas puedes lanzar una acción cada vez que en un parte de trabajo interviene un activo que pertenezca a un tipo de activos determinado. Por si quieres investigarlo se hace aquí:

Ahora que tenemos un tipo de activo «Maquinaria agujeros» creado podemos crear ya los activos que son máquinas para hacer agujeros y poner las señales, del tipo «maquinaria agujeros»:

SALIMOS del menú Configuración y nos vamos hacia arriba en el menú lateral hacia Activos:

Crear un Activo:

accedemos a su ficha:

No te olvides de pulsar el boton azul para guardar el nuevo activo.

Ahora vamos a crear un activo tipo repuesto. Tampoco nos complicamos la vida con categorías. Simplemente creamos un Tipo de Activo «repuesto»  en el menú de configuración de Activos aquí:

recuerda hacer clic:

 

Paso 2: Crear un parte de trabajo

Crear un parte de trabajo implica tener claro una serie de pasos a dar para realizar ese trabajo. Algunos pasos serán obligatorios y otros opcionales porque no siempre será necesario realizarlos. Este tipo de tareas ha sido normalmente analizado en detalle por el departamento de calidad y suele haber un procedimiento publicado para hacer los trabajos más comunes de la empresa.

Lo que hemos visto es que estos procedimientos suelen ser algo genéricos para no tener que crear los famosos documentos de «instrucciones» que acompañan a los procedimientos de Calidad en los míticos manuales de calidad certificados por una norma ISO como es el caso de la norma ISO 9000. Como se trata del trabajo práctico del día a día los procedimientos son un check list muy sencillo pensado para gente que está en el campo y que tiene que realizar una serie de tareas o inspecciones con la máxima eficiencia y seguridad personal.

La creación de estos checklists, workflows y plantillas de trabajos la abordamos en otro artículo pero aquí nos basta explicar que podemos asociar un parte de trabajo a un «activo» que puede ser una instalación, una maquina o un cuadro eléctrico, en general cualquier elemento que necesite ser revisado o reparado y que tenga asociado un histórico: quién fue el último que hizo una revisión, limpieza, etc y qué paso entonces.

Paso 3.- Informe estándar de partes de trabajo en GeoPal

Como la vida real es variada y compleja normalmente no nos queda otra que crear informes personalizados. La ventaja es que no partimos de cero sino de un montón de informes ya creados que podemos modificar sin coste alguno (lo vas a hacer tú mismo) para adaptarlo a lo que necesita la empresa.

Los informes estándar están aquí:

De entre todos los tipos de informe nos fijamos ahora en «Visión general de los trabajos» y podemos filtrar por uno o varios tipos de procedimientos o «plantillas» de trabajos (en el ejemplo filtramos por «Parte de mantenimiento» y otro workflow llamado «PLAN TRABAJO»). Se puede filtrar por todas las columnas, entre fechas, etc y exportar toda la información a Excel donde podemos luego aportar nuestro granito de arena con gráficos o cálculos adicionales que den valor al informe.